Googleスプレッドシートでのデータ入力、こんなお悩みはありませんか？
- 「毎回同じ文字を入力するのが面倒…」
- 「手入力によるミスが多くて困る！」
- 「複数人で作業すると、表記ゆれでデータがバラバラに…」
もし一つでも当てはまるなら、Googleスプレッドシートの「ドロップダウンリスト」（別名：プルダウンリスト、入力規則）があなたの悩みをすべて解決します！
ドロップダウンリストとは、セルをクリックするだけであらかじめ設定された選択肢から選んで入力できる便利な機能です。これにより、入力のスピードアップ、ミスの削減、そして表記ゆれのない正確なデータ管理が可能になります。
「ドロップダウンリストの作り方がわからない」「どの方法を使えばいいの？」
ご安心ください。Googleスプレッドシートには、ドロップダウンリストを作成する主要な方法が大きく分けて2つあります。
この記事では、これら2つの作成方法について、それぞれのメリット・デメリット、そして具体的な設定手順を、初心者の方でも迷わず実践できるように徹底的に解説します。
この記事を読めば、あなたはドロップダウンリストを使いこなし、スプレッドシートのデータ管理が劇的にスムーズになることを実感できるでしょう。さあ、入力ミスゼロの快適なスプレッドシートライフを始めましょう！
ドロップダウンリストの作成方法1：項目を直接入力する「プルダウン」
まずは、最も基本的な「プルダウン（項目）」の作成方法から見ていきましょう。項目数が少ない場合に手軽にリストを作成できるのが特徴です。
こんな時に便利！
- 「はい」「いいえ」など、選択肢が2～3個で固定されている場合
- 「未着手」「進行中」「完了」など、タスクのステータスのように項目数が少ない場合
- 一時的に使う簡単なリストを作成したい場合
【ざっくり手順】
- セル選択: ドロップダウンリストを設定したいセルを選びます。
- メニューを開く: 「データ」→「データの入力規則」と進みます。
- 条件を設定: 「プルダウン（項目）」を選び、選択肢を直接入力します。
- 完了！: 設定を保存すれば完成です。
プルダウン（項目）の作成手順
ドロップダウンリストを設定したいセル（または範囲）を選択します。
- A17セルからA22セルまで選択します。※A16セルは分かりやすいように記載しておきました。
メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」サイドバーが表示されます。
「範囲に適用」: 選択したセル範囲が正しく表示されているか確認します。
「条件」: プルダウンメニューから「プルダウン」を選択します。
選択肢を直接入力します。その他の設定を確認し、「完了」をクリックします。
プルダウンで選べるようになりました。
それぞれ入力していくとこのようになりました。
これで、設定したセルにはプルダウンボタンが表示され、リストの中から選択して入力できるようになります。手軽に作成できるため、簡単なリストであればこの方法が最適です。
ドロップダウンリストの作成方法2：セル範囲を参照する「プルダウン（範囲内）」
「プルダウン（範囲内）」は、ドロップダウンリストの選択肢を、スプレッドシート上の別のセル範囲から参照して作成する方法です。Excelの「リストを範囲で指定」とほぼ同じ機能で、項目数が多い場合や、リストの内容が頻繁に変わる場合に非常に便利です。
こんな時に便利！
- 商品カテゴリ、顧客名、都道府県名など、選択肢の項目数が多い場合
- リストの内容が将来的に増えたり減ったりする可能性がある場合
- 複数のシートやファイルで同じリストを使い回したい場合
- 共同編集者がリストの項目を簡単に追加・修正できるようにしたい場合
【ざっくり手順】
- 元データ作成: ドロップダウンリストにしたい項目を別のセルにまとめます。
- セル選択: ドロップダウンリストを設定したいセルを選びます。
- メニューを開く: 「データ」→「データの入力規則」と進みます。
- 条件を設定: 「プルダウン（範囲内）」を選び、手順1で作成した範囲を指定します。
- 完了！: 設定を保存すれば完成です。
プルダウン（範囲内）の作成手順
リストの元となるデータを作成する:
- ドロップダウンリストに表示させたい項目を、スプレッドシート上のどこかの列（または行）にまとめて入力します。別のシートに専用の「設定」シートなどを作成して管理するのがおすすめです。※今回は先に作ってある標品名を使ってみます。
ドロップダウンリストを設定したいセル（または範囲）を選択します。今回はC17からC22まで選択します。
メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」サイドバーが表示されます。
「範囲に適用」: 選択したセル範囲が正しく表示されているか確認します。
「条件」: プルダウンメニューから「プルダウン（範囲内）」を選択します。
リストの元となるデータ範囲を指定します。
- 「データ範囲を選択」の入力欄の右側にある四角いアイコンをクリックします。
- 「データ範囲の選択」という小さなウィンドウが表示されます。
リストの項目が入力されているセル範囲をマウスでドラッグして選択します。（例: 商品名列の!A2:A6）
選択したら、「OK」ボタンをクリックします。
その他の設定を確認し、「完了」をクリックします。
実際リストを使ってみると以下になります。
これで、指定したセルに、別のセル範囲の値を参照したドロップダウンリストが作成されます。この方法の最大のメリットは、元のリスト（例: 「リスト項目」シート）に新しい項目を追加したり、既存の項目を修正・削除したりするだけで、ドロップダウンリストの内容が自動的に更新される点です。
どちらの方法を選べばいい？使い分けのヒント
2つのドロップダウンリスト作成方法を理解したところで、どちらを使えばいいか迷うかもしれません。以下を参考に、最適な方法を選びましょう。
| 特徴 \ 方法 | プルダウン（項目） | プルダウン（範囲内） |
| 手軽さ | ◎ 非常に手軽 | 〇 やや手間がかかるが、一度設定すれば楽 |
| 項目数 | 少ない項目（～10個程度） | 多い項目（10個以上）、または変動する項目 |
| リストの管理 | 設定画面で直接編集 | 元のセル範囲を編集するだけで自動更新 |
| 共同作業 | 複数人が設定画面を触る必要があり、管理が複雑になる可能性 | 元のリストを一箇所で管理できるため、共同作業がしやすい |
| 応用性 | 低い | 高い（リストの並べ替え、関数での絞り込みなどと組み合わせ可能） |
まとめると：
- 「数個の選択肢で、今後変わる予定がない」 → プルダウン（項目）
- 「たくさんの選択肢があり、今後増えたり減ったりする可能性がある」 → プルダウン（範囲内）
と使い分けるのがおすすめです。
よくある疑問とヒント
Q. プルダウンリストを解除したい場合は？
A. 設定したセルを選択し、メニューバーの「データ」→「データの入力規則」を選択します。サイドバーの下部にある「ルールを削除」をクリックし、「完了」します。 *
プルダウンが無くなってますね
Q. リストにない項目を入力されたくない場合は？
A. データの入力規則の設定画面で、「無効なデータの場合」の項目を「入力を拒否」に設定してください。これで、リストにない項目は入力できなくなります。
詳細オプションを押すと以下が表示されます。データを無効の場合の項目が入力拒否が選択されています。
実際に入力してみます。
入力しenterキーを押すと以下のメッセージが表示され入力ができません。
リスト選択と入力の両方出来るようにする場合は、データが無効の場合の項目を”警告を表示”に変更します
警告を表示に変更した場合、リストに無い文字も入力できました。
Q. プルダウンリストの項目を色分けしたい！
A. 「データの入力規則」の設定画面で、各項目の横に表示されるカラーパレットのアイコンをクリックすると、項目ごとに色を設定できます。これにより、視覚的にさらに分かりやすいリストになります。
まとめ：ドロップダウンリストでGoogleスプレッドシートを「最強」にする！
いかがでしたでしょうか？ 今回は、Googleスプレッドシートの「ドロップダウンリスト（プルダウンリスト）」の2つの作成方法、「項目を直接入力する方法」と「セル範囲を参照する方法」について、具体的な手順とともに詳しく解説しました。
このドロップダウンリスト機能をマスターすれば、あなたのスプレッドシートは劇的に進化します。
- 手入力によるミスが激減！正確なデータ入力が実現
- 毎回同じ項目を入力する手間がゼロに！作業効率が大幅アップ
- 共同作業でも表記ゆれなし！スムーズなデータ連携が可能に
ぜひ今日から、あなたのスプレッドシートでドロップダウンリスト機能を実践してみてください。きっと、データ入力のストレスから解放され、快適なスプレッドシートライフが手に入ることを実感できるはずです！
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